Buchhaltung selber machen … kann das klappen?
Wenn du nur beim Gedanken an deine Buchhaltung entweder innerlich schreiend wegläufst oder den Angstschweiß im Nacken spürst, kommen dir folgende Aussagen vielleicht bekannt vor:
- “Wo verdammt ist der Beleg für XY?”
- “Kann ich diese Ausgabe jetzt absetzen oder nicht?”
- “Sh*t, ich muss noch die Umsatzsteuervoranmeldung machen!”
- “Ich versteh einfach nicht, was das Finanzamt von mir genau haben will…”
- “Was zur Hölle ist der Unterschied zwischen SKR 03 und SKR 04 ?????”
Wenn du dich darin wiederfindest, lohnt es sich weiterzulesen! Denn wir zeigen dir in diesem Blogartikel, wie Buchhaltung mit den richtigen Tipps und dank Notion mega easy sein kann! Denn mit der richtigen Organisation rund um das tatsächliche Belege sortieren, purzeln die Felsbrocken der Erleichterung nur so von deinen Schultern.
Was bedeutet “Buchhaltung selber machen”?
„Buchhaltung selber machen“ bedeutet, als Selbstständiger oder Kleinunternehmer die Verantwortung für die Erfassung und Verwaltung aller finanziellen Transaktionen deines Unternehmens zu übernehmen. Dazu gehört die ordnungsgemäße Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, die Vorbereitung der Steuererklärung und die Einhaltung gesetzlicher Fristen und Vorschriften.
Es gibt Selbstständige, die ihre Buchhaltung 100% selber machen. Andere übernehmen die eigenständig Vorbereitung für den Steuerberater/Buchhalter und/oder lassen sich dabei von Programmen wie Lexoffice unterstützen. Egal, welche Variante auf dich zutrifft, die Infos aus diesem Blogartikel treffen auf alle zu, die sie wenigstens anteilig machen.
Im Grunde ist “Buchhaltung selber machen” wie Kochen. Menschen haben da ganz unterschiedliche Präferenzen. Es gibt Menschen, die wagen sich selbst in die Küche und es gibt die, die lieber Essen gehen und mit der Zubereitung nichts zu tun haben wollen. Kostet dann natürlich mehr.
Doch Achtung: Wer den Steuerberater kategorisch ausschließt, um zu sparen, vergisst einen wichtigen Punkt. Ein guter Steuerberater kann sehr hilfreich sein und sogar Geld sparen. Mandy rät ihren Kunden dazu, wenigstens eine Beratung beim Steuerberater zu buchen.
Wer sich selbst in die Küche wagt, um eine Buchhaltung zu kredenzen, die dem Finanzamt auch wirklich schmeckt, hat es einfach einfacher, wenn Rezepte Orientierung geben. Logisch, denn mit einem roten Faden kocht es sich entspannter. Genau diesen roten Faden möchten wir dir mit unserem Workspace bieten. Bevor wir da tiefer eintauchen, werfen wir noch einen Blick auf Herausforderungen und Chancen bei der Zubereitung der Buchhaltung 😉
Unser Lösungsansatz: Der Buchhaltungs-Workspace für Selbstständige.
Dieser Notion-Workspace für deine Buchhaltung bringt an einem Ort das Fachwissen von Buchhaltungs-Expertin Mandy Rohm in Form von Checklisten und Tipps, mit smarten Notion-Funktionen zusammen. Damit du weißt, wo alles ist, keine Deadline mehr verschwitzt oder in der Flut deiner Belege untergehst. Und die Angst vor deiner Buchhaltung einpacken kann!
Buchhaltung selber machen kann wunderbar funktionieren, wenn du weißt, wie es geht. Und es macht sogar Spaß, wenn’s einfach läuft, du alles im Griff hast und du dadurch dem Finanzamt weniger Geld hinterherwirfst 🤓
💫 Unsere Buchhaltungs-Expertin: Mandy Rohm
Mandy ist geprüfte Bilanzbuchhalterin und Lexoffice Premium Coach. Nach fast 20 Jahren als angestellte Bilanzbuchhalterin wagte Mandy 2021 den Sprung in die Selbstständigkeit und betreut seitdem ortsunabhängig über 70 Kunden. Mandy nutzt mit ihrem Team der Lebensentdecker begeistert Notion für Organisation und Struktur. Sie hat u.a. den Content-Planer der Strukturhelden für die Planung ihrer Newsletter im Einsatz. Mandy hat ihre Begeisterung für klare Strukturen, ihr Fachwissen und Erfahrungswerte aus der Zusammenarbeit mit selbstständigen Unternehmer:innen in den Buchhaltungs-Workspace gepackt, damit nun auch für dich alles an seinem Platz und gut nachvollziehbar ist 🤗
Buchhaltung DIY: Herausforderungen und Chancen
Im Austausch mit Mandy haben wir die üblichen Pro’s und Con’s zusammengetragen. Da Mandy jeden Tag mit Selbstständigen arbeitet, die ihre Buchhaltung selbst vorbereiten und mit ihrer fachlichen Unterstützung final umsetzen, weiß sie genau, wie der Hase läuft. Hier ist ein Überblick aus der Erfahrung von über 25 Jahren Buchhaltung:
Herausforderungen:
- Komplexität: Viele Selbstständige haben Schwierigkeiten genau zu verstehen, wann was wie und wann auch wie nicht gebucht werden darf. Wenn mit wachsendem Geschäftserfolg Themen wie Umsatzsteuer auf den Tisch kommen, steht vielen Selbstständigen nicht nur die Komplexität, sondern auch die Überforderung bis zum Hals.
- Fristen und gesetzliche Anforderungen: Selbstständige stehen oft vor der Herausforderung, alle relevanten Fristen einzuhalten, insbesondere die für Umsatzsteuervoranmeldungen, Einkommensteuererklärungen und andere steuerliche Verpflichtungen. Unkenntnis oder Missachtung dieser Fristen kann zu Strafen führen. Und das will ja keiner.
- Belegmanagement: Die korrekte Erfassung und Aufbewahrung von Belegen ist eine weitere Herausforderung. Selbstständige müssen sicherstellen, dass alle Belege vollständig und ordnungsgemäß aufbewahrt werden, um sie im Falle einer Steuerprüfung vorlegen zu können. Jeder, der mal verzweifelt einen Beleg gesucht hat oder nicht weiß, wo er die Rechnung herunterladen kann weiß, was für ein Frustpotenzial hier liegt.
- Fehler und Ungenauigkeiten: Fehler bei der Buchhaltung können schwerwiegende Folgen haben – von finanziellen Verlusten bis hin zu rechtlichen Problemen. Viele Selbstständige kämpfen mit der Genauigkeit ihrer Buchführung, insbesondere wenn sie keine Erfahrung oder Ausbildung in diesem Bereich haben. Auch wenn schwerwiegende Folgen nicht die Regel sind, lähmt die Angst vor diesen Konsequenzen viele Selbstständige und kann zu echten inneren Blockaden führen.
- Zeit- und Arbeitsaufwand: Die Buchhaltung kann sehr zeitaufwändig sein, besonders für diejenigen, die sich nicht vollständig damit auskennen. Gibt es keinen roten Faden und keine Struktur, verzetteln sich viele wortwörtlich in ihren Belegen, wodurch sie weniger Zeit für wichtige Dinge und ihr Tagesgeschäft haben.
Chancen:
- Kosteneinsparungen: Indem du deine Buchhaltung selbst übernimmst, kannst du Geld sparen, das sonst für externe Dienstleister wie Buchhalter oder Steuerberater ausgegeben werden müsste. Dies ist besonders für neu gegründete Unternehmen relevant, bei denen das Budget oft begrenzt ist.
- Effizienzsteigerung durch digitale Tools: Die Nutzung digitaler Buchhaltungstools und -software kann den Buchhaltungsprozess vereinfachen und automatisieren, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt und Fehlerquellen reduziert.
- Lerneffekt und Know-how-Aufbau: Durch die Auseinandersetzung mit der eigenen Buchhaltung baust du wertvolles Wissen auf, das für die Führung deines Unternehmens von Nutzen ist. Dieses Wissen kann dir langfristig helfen, dein Unternehmen effizienter und erfolgreicher zu machen.
- Besseres Verständnis der eigenen Finanzen: Wenn du deine Buchhaltung selbst machst, erhältst du ein tieferes Verständnis für die finanzielle Lage deines Unternehmens. Du bekommst ein Gefühl für Einnahmen und Ausgaben, die Zahlungsmoral deiner Kunden und erfährst, wie viel Geld für Steuern zurückgelegt werden muss.
- Es könnte auch Spaß machen: Neben all den Risiken und Nebenwirkungen der Packungsbeilage “Buchhaltung” könnte es ja auch sein, dass nichts davon eintritt und du entdeckst, dass Buchhaltung gar nicht so schlimm ist.
Gerade die beiden zuletzt genannten Chancen begegnen Mandy in den Gesprächen mit ihren Kunden immer wieder. Die Erleichterung in ihren Stimmen ist unüberhörbar, wenn sie mit ihrer Hilfe und durch den eigenen Wissenszuwachs erkennen:
“Wenn ich weiß, was ich wie tun muss und einen klaren Rahmen habe, ist Buchhaltung gar nicht so schlimm. Das kann tatsächlich sogar Spaß machen, wenn es einfach mal läuft und ich mich sicher fühle, in dem was ich da tue!”
Erfolgsfaktoren für die Buchhaltung in Eigenregie
Um die Buchhaltung in Eigenregie erfolgreich zu bewältigen, benötigst du mehr als nur Entschlossenheit: ein Set aus Tools, fundiertes Wissen und eine gute Organisation sind unerlässlich. Doch welche sind das?
Mandy’s Einschätzung der wesentlichen Erfolgsfaktoren haben wir anhand der anfangs schon angeschnittenen Koch-Metapher in den folgenden vier Punkten bildlich gemacht. Diese Zutaten brauchst du für eine gelungene Buchhaltung:
- Effektive Organisation und Dokumentenmanagement: Deine Belege und Finanzdokumente zu ordnen, ist wie das Schnippeln oder Einkaufen deiner Zutaten, bevor du mit dem Kochen beginnst. Wenn du mitten beim Kochen den Reis nicht findest, ist das blöd.
- Einsatz von Checklisten und Vorlagen: Sie dienen als Rezepte, die dir Schritt für Schritt zeigen, wie z.B. deine Umsatzsteuervoranmeldung zubereitet wird.
- Verwendung passender Buchhaltungstools und -software: Stell dir vor du kannst nicht so gut kochen und legst dir einen Thermomix zu. Auf einmal geht das viel leichter. Du wirfst einfach all deine Zutaten (Belege) in den Thermomix (z.B. Lexoffice) und drückst auf einen Knopf und zack: fast alles fertig.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Buchhaltungsdaten bzw. -fristen: Wenn du Fristen vergisst, ist das wie als würdest du dein Essen in der Pfanne anbrennen lassen. Es zieht jede Menge Konsequenzen nach sich: es stinkt, die Wohnung ist zugeraucht, die Pfanne muss aufwändig geschrubbt werden und du bleibst hungrig…
Pain points adé: Wie Notion deine Buchhaltung revolutionieren kann
Notion kann dir ganz praktisch dabei helfen, genau diese Erfolgsfaktoren mit den notwendigen Strukturen und Prozessen zu versehen. Und nicht nur das.
Stell dir vor, deine Buchhaltung steht an und du fühlst dich endlich nicht mehr total gestresst und überfordert. Du öffnest entspannt deinen digitalen Buchhaltungs-Workspace und weißt genau, wo du draufklicken musst, um ans Ziel zu kommen. Endlich hast du einen Ort, an dem alles perfekt organisiert ist und du sofort den Überblick hast.
Mit einem Klick öffnest du die Übersicht ‚Wo kommen meine Rechnungen her?‘ und findest alle Quellen und Links für das Herunterladen von Rechnungen, ordentlich sortiert nach Frequenz. Kein langes Suchen mehr, sondern klare Strukturen, die dir wertvolle Zeit sparen. Als nächstes wirfst du einen Blick auf die Vorlagen für wöchentliche Buha-Aufgaben und die USt.-Voranmeldung. Du weißt genau, welche Schritte du zu erledigen hast und kannst dich darauf verlassen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Du navigierst durch den Workspace und bemerkst, wie einfach alles ist. Die klaren Strukturen, die benutzerfreundliche Oberfläche machen deine Buchhaltung zu einem Kinderspiel.
Du lehnst dich entspannt zurück, weil du weißt, dass du alles im Griff hast und dich ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Funktionalität trifft Expertise: Dein Buchhaltungs-Workspace
Und auf folgende Features kannst du dich in deinem Workspace freuen. Vergiss die Tage des Chaos und hol dir die beste Unterstützung, um deine Buchhaltung stressfrei zu rocken.
- Buha-Aufgabenliste: Behalte den Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Fristen.
- Buha-Meeting-Datenbank: Speichere Protokolle und Notizen aus Gesprächen mit Steuerberatern oder dem Finanzamt für eine effiziente Zusammenarbeit.
- Übersicht ‚Wo kommen meine Rechnungen her?‘: Sammle alle Quellen und Links für Rechnungen an einem Ort, um Zeitverlust zu vermeiden.
- Übersicht ‚Wie buche ich xy richtig?‘: Erhalte einen Leitfaden für die korrekte Verbuchung verschiedener Geschäftsvorfälle.
- Vorlagen für wöchentliche Buha-Aufgaben & USt.-Voranmeldung: Plane und erledige deine Buchhaltungsaufgaben systematisch und vor allem korrekt, dank Mandy’s Experten-Wissen.
- Automatische Wiederholung und Erinnerung für wiederkehrende Aufgaben: Verpasse nie wieder wichtige Termine oder Aufgaben.
Und falls du Lexoffice nutzt, noch ein besonderes Leckerli:
- Hinterlegte Lexoffice-Links: Mit einem Klick landest du z.B. bei den Zuordnungsvorschlägen, bei der Belegerfassung oder der Umsatzsteuervoranmeldung.
Ein kleiner Einblick in den Notion Workspace
Die Genialität des Buchhaltungs-Workspace liegt in der perfekten Verbindung von Expertise und Funktionalität. Durch die Zusammenarbeit mit der erfahrenen Buchhaltungsexpertin Mandy Rohm wurde jedes Feature mit ihrem Fachwissen und ihrer jahrelangen Erfahrung zu den Bedürfnissen von Selbstständigen gestaltet. Diese Kombination aus Expertenrat und praktischer Umsetzung macht den Workspace zu einem unschätzbaren Werkzeug für deine Buchhaltung.
Zehn Schlüsselfragen um eine Buchhaltung selbst zu machen – kurz und knackig beantwortet!
Weil es dir ermöglicht, die Kontrolle über deine Finanzen zu behalten und Zeit sowie Geld zu sparen, die du sonst für einen Buchhalter ausgeben würdest. Du erhältst außerdem eine bessere Einsicht in deine finanzielle Situation und kannst fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.
Es kann anfangs einschüchternd wirken, aber mit den richtigen Tools und etwas Übung ist es durchaus machbar. Es gibt viele Ressourcen und Software, die dir helfen können, den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren.
Ein Notion Template bietet eine strukturierte Plattform, um deine Finanzen zu verwalten. Es erleichtert die Organisation und spart Zeit, indem es vorgefertigte Vorlagen und Funktionen bietet.
Stelle sicher, dass du über alle erforderlichen Unterlagen verfügst und dich mit der Buchhaltungssoftware vertraut machst. Plane regelmäßige Zeitblöcke für die Buchhaltung ein und minimiere Ablenkungen.
Zu den häufigsten Fehlern gehören unvollständige oder ungenaue Aufzeichnungen und fehlende Dokumentation. Vermeide diese, indem du dich gründlich mit den Buchhaltungsgrundlagen vertraut machst und regelmäßige Überprüfungen durchführst.
Automatisiere wiederkehrende Aufgaben und erstelle Vorlagen für häufige Buchungsvorgänge. Plane regelmäßige Zeitblöcke für die Buchhaltung ein und optimiere deine Arbeitsabläufe.
Strukturiere deine Finanzdaten klar und nutze Berichte und Analysen, um Trends zu erkennen. Verwende Kategorien und Unterkategorien, um deine Ausgaben und Einnahmen zu organisieren.
Digitalisiere deine Belege und speichere sie in einem gut strukturierten Ordnersystem. Verwende bei Bedarf Tags oder Schlagwörter, um Belege leichter zu finden.
Halte dich über aktuelle Steuergesetze auf dem Laufenden und nutze Steuersoftware oder Online-Tools, um deine Steuererklärung vorzubereiten. Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um potenzielle Steuerfallen zu vermeiden.
Setze dir klare Ziele und Belohnungen für die Buchhaltung. Erstelle einen Arbeitsplan und integriere die Buchhaltung in deine wöchentliche Routine. Suche Unterstützung von anderen und erinnere dich daran, dass regelmäßige Buchhaltung zu finanzieller Stabilität und Unternehmenswachstum führt.
Unser Fazit: Selbst Buchhaltung machen darf Spaß machen!
Wenn du bis hierhin gelesen hast, dann bist du sicherlich auf der Suche nach Möglichkeiten, deine Buchhaltung effizienter und stressfreier zu gestalten. Wir haben dir gezeigt, wie Notion in Kombination mit unserem Buchhaltungs-Workspace eine revolutionäre Lösung bietet, um deine Buchhaltungsprobleme zu lösen.
Mit den richtigen Tools und einem strukturierten Ansatz kannst du selbst die komplexesten Herausforderungen meistern. Unser Template vereint Expertise und Funktionalität auf einzigartige Weise und gibt dir die Werkzeuge an die Hand, um deine Buchhaltung zu optimieren.
Ab dem 2.5. kannst du den Buchhaltungs-Workspace hier auf unserer Website kaufen und deine Buchhaltung aufs nächste Level heben. Halte also am 2.5. deine Augen auf und folge den Links in unserem Launch-Newsletter.
Tauche ein in die Welt von Notion und starte deine Reise zu einer stressfreien Buchhaltung!
Stay effective. Try Notion. Deine Strukturhelden.
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4 Superkräfte + 1 Mission = Strukturhelden
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Deine Strukturhelden