Was genau kann ich eigentlich in Notion für mein Business alles abbilden? Das fragst du dich vielleicht. Berechtigt, denn die Möglichkeiten sind dank des Baukastensystems nahezu unendlich. 🤓
Ziel dieses Artikels ist es dir 9 Notion Beispiele kurz und knapp zu beschreiben, damit du schnell einen Überblick bekommst, wie auch du Notion nutzen kannst. Wenn du allgemein mehr darüber wissen willst, warum Notion für Unternehmer und Selbstständige ein geniales Tool sein kann, schau mal in diesen Blogartikel.
In diesem Artikel geht es nur um eines: 9 Usecases für Notion – that’s it.
In Bezug auf die Einsatzmöglichkeiten gibt es kaum Grenzen für Notion. Ob du es als effektives Projektmanagement-Tool, umfassende Wissensdatenbank oder für andere Zwecke verwendest, Notion kann nahezu jeden Aspekt deines Business abdecken. Die Vielseitigkeit von Notion ermöglicht es dir, alles auf deine Anforderungen zuzuschneiden.
Hier sind ein paar Beispiele von unserem Strukturhelden & Notion-Experten Aron aus seiner Zusammenarbeit mit zahlreichen Kunden höchstpersönlich zusammengefasst.
Projekt- & Aufgabenmanagement
Du kannst mit Notion deine Aufgaben mit Projekten verlinken und mit den verschiedensten Eigenschaften versehen wie Zuständigkeiten, Deadlines, Prioritäten, Tags, Dateien, etc.
Jetzt kommt der Clue: Niemand hat Lust auf endlose To-Do-Listen… Du hast die Möglichkeit deine Einträge so zu filtern, wie du es brauchst: Lass dir auf einer Seite nur deine wichtigsten 10 Aufgaben anzeigen oder auf einer anderen nur Aufgaben, die zum Thema “Website” gehören – ganz nach deinen eigenen Wünschen.
Prozesse & Arbeitsabläufe mit Notion planen
Du kannst in Notion deine eigenen Prozesse planen, sei es z.B. eine Produkt-Entwicklung, Erstellung einer Podcast-Folge, Planung eines Webinars, etc. (die Optionen sind hier nahezu endlos). So sind alle Daten, Links, Informationen und sogar Dateien an einem Ort und du kannst den Fortschritt einsehen, während verschiedene Schritte durchlaufen werden. Besonders praktisch, wenn Prozesse regelmäßig stattfinden.
Content-Planung & Redaktionsplan
Behalte den Überblick über alle Social-Media Posts, Newsletter, Reels, Blogartikel alle in einer Datenbank. Du weißt immer, wer gerade an was arbeitet und was der aktuelle Status ist; mit Kalender-/Board-Ansichten und Vorlagen mit Rahmendaten und Erklärungen für die verschiedenen Plattformen. Ideal auch, wenn man als Team zusammenarbeitet oder das Erstellen von Beiträgen delegieren möchte.
Wissensdatenbank für dich und deine Mitarbeiter
Sammle und kategorisiere alle deine Informationen und Prozess-Beschreibungen an einem Ort: übersichtlich, such- & filterbar, nach Tags sortiert und ohne das Programm wechseln zu müssen oder eine endlos lange Liste an Notizen oder Google-Docs zu durchforsten.
Ein riesiger Vorteil von Notion: Du kannst deine Wiki-Artikel einfach und direkt an der Stelle im Prozess verlinken, wo sie gebraucht werden. So weiß jeder genau, was getan werden muss und niemand muss mehr die gleiche Sache fünfmal erklären weil keiner weiß, wo das verstaubte Word-Dokument aus 2019 ist.
Meeting-Notizen
Erstelle dir eine Datenbank für deine Meeting-Notizen und lass sie dir als Liste oder als Kalender anzeigen. Du hast sogar die Möglichkeit Vorlagen für verschiedene Meeting-Arten zu erstellen, Agenda-Punkte im Vorfeld festlegen und während des Meetings Aufgaben in deine zentrale Datenbank eintragen. Die Zauberkraft von Notion ist hier auch: Vernetzen!
So kannst du dir Meetings, die einem Projekt oder einem Kunden zugeordnet sind, direkt dort ansehen ohne lange suchen zu müssen.
Kundenverwaltung/CRM
Auch wenn Notion kein spezialisiertes CRM, wie z.B. Hubspot ersetzt, wird der Funktionsumfang von Notion für die meisten Nutzer absolut ausreichend sein. Sammle deine Kontakte mit allen wichtigen Informationen in einer Datenbank und lass dir anzeigen, wer gerade Interessent ist, wo noch ein Angebot erstellt werden muss und wer deine aktuellen oder ehemaligen Kunden sind. Du kannst hier natürlich auch wieder Vorlagen erstellen mit wichtigen Fragen für eine Erstgespräch oder mit Verlinkten Meeting-Notizen etc.
Nach den allgemeinen Szenarien, die auf sehr viele Unternehmen und Selbstständige zutreffen (können), hier noch ein paar konkretere Anwendungsbeispiele mit spezifischen Projekten:
Blogartikel planen und schreiben
Dieser Blogartikel ist komplett in Notion entstanden. Er ist Teil einer Blogartikel-Datenbank, in der wir, die Strukturhelden, alle wichtigen Informationen zu unseren aktuellen und zukünftigen Artikeln sammeln, u.a. Status, Keywords, Suchintention, Tonalität, URL und vieles mehr, was es für einen vollständigen Artikel braucht. 4 Menschen haben parallel darin gearbeitet und sich gegenseitig Kommentare geschrieben und LIVE Anpassungen am Text vorgenommen.
Podcast-Prozess
Bei einer Kundin erscheint seit über einem Jahr verlässlich alle 2 Wochen montagmorgens eine neue Podcast-Folge – dafür braucht es gute Organisation. In Notion werden hierfür Ideen für neue Folgen und Interview-Gäste gesammelt und die Folgen durchlaufen in einer Art Kanban-Board verschiedene Schritte, die von verschiedenen Personen durchgeführt werden, bis zur tatsächlichen Veröffentlichung (Planung, Aufnahme, Nachbereitung, Schnitt, Upload). Alle Infos (Titel, Beschreibung, Keywords, Veröffentlichungsdatum, etc.) und die verschiedenen Audio-Dateien sind direkt in Notion hinterlegt und falls mal Fragen aufkommen wird über Notions Kommentarfunktion zielgerichtet kommuniziert – mit großem Erfolg und minimalem Stress. Und das beste kam noch gar nicht: Da es sich um eine wiederholende Aufgabe handelt, spart sie durch die individuellen Vorlagen für die verschiedenen Podcast-Typen (Solo-Folge, Interview-Folge, etc.), extrem viel Zeit und vergisst zudem nichts. Es ist ja jedes Mal exakt identisch.
Website Launch bzw. Relaunch
Eine Website lässt sich leicht in Notion planen und umsetzten: Von Zielgruppenrecherche, SEO-Contentstrategie, Aufgabenplanung für die technische Umsetzung und einer Übersicht über verwendete Plugins – all das lässt sich relativ einfach umsetzten. Außerdem hast du die Möglichkeiten in Notion deine Menüstruktur für deine Website inkl. Unterseiten festzulegen und darin Texte und Medien kooperativ im Team oder mit einem Dienstleister zu erarbeiten. Das spart dir Zeit und auch Kosten für Teammitglieder oder Freelancer, wie z.B. WordPress-Entwickler oder Copywriter die durch gute Vorarbeit schneller Ergebnisse liefern können und die Feinheiten besser mit dir abstimmen können.
Unser Fazit: Notion bietet dir die Möglichkeit fast alles in deinem Business an einem einzigen Ort zu planen und umzusetzen
Was durch die 9 Beispiele deutlich ganz deutlich wird, ist folgendes: du kannst Notion für fast alles in deinem Business nutzen. Und egal, ob nun 1, 2 oder 7 der skizzierten Anwendungsfälle auf dich und dein Business zutreffen, es lohnt sich definitiv es auszuprobieren. Dank unserer Vorlagen, hast du damit gar nicht mehr wirklich viel Mühe und kannst fast direkt loslegen und deine Inhalte einpflegen. Wenn du dich für den Newsletter anmeldest, bekommst du unter anderem unserer CRM Template kostenlos.
Stay effective. Try Notion.
Deine Strukturhelden.
4 Superkräfte + 1 Mission = Strukturhelden
Wir sind ein Team aus Notion-Begeisterten, mit der Mission, die Macht der Ineffizienz in Unternehmen zu minimieren. Denn Helden kämpfen nun einmal für eine gute Sache! Bei uns ist diese gute Sache Effizienz & Struktur.
Dafür bauen wir (oder besser gesagt Captain Notion/Aron) Effizienz-Booster Templates und schreiben Blogartikel (das macht bei uns Doctora Strange/Leonie) über die Magie von Notion.
Wenn du mehr über Thorbias/Tobias, Wonder Passionita/Jessica oder die einzelnen Superkräfte der Strukturhelden wissen willst, schau doch mal auf unserer “Über uns” Seite vorbei.
Möge die Struktur stets mit dir sein!
Deine Strukturhelden
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