Notion ist ein vielseitiges Tool, das gerade für Selbstständige und Unternehmer super hilfreich ist. Es macht die Organisation und Verwaltung deiner Aufgaben zum Kinderspiel – und wer hätte es nicht gerne leichter im eh schon stressigen Arbeitsgewusel?
Für dich zur Information: Warum wir Termine in Klammern aufführen erfährst du ganz am Ende des Blogartikels.
Warum wiederkehrende Aufgaben in Notion nutzen?
Wiederkehrende Aufgaben sind in Notion besonders nützlich, weil sie dir Zeit sparen, für Konsistenz sorgen und Routinearbeiten erleichtern. Sie helfen dir, nichts Wichtiges zu vergessen und verbessern dein Zeitmanagement sowie deine Planungssicherheit. Und mal ehrlich, wer mag es nicht, wenn die Dinge einfach reibungslos laufen und man sich nicht ständig einen Kopf machen muss? Wiederkehrende Einträge kannst du in jeder Datenbank hinzufügen, z.B. in deiner Aufgabendatenbank für Routine-Aufgaben oder regelmäßige Checklisten, in deiner Projekt-Datenbank oder auch wenn du einen Podcast hast, der regelmäßig produziert werden will.
- Zeitersparnis durch Automatisierung: Einmal eingerichtet, wiederholen sich die Aufgaben von selbst.
- Konsistenz in der Aufgabenplanung: Regelmäßige Aufgaben werden zuverlässig eingeplant.
- Erleichterung der Routinearbeiten: Du musst Routineaufgaben nicht jedes Mal neu erstellen.
- Vermeidung von Vergesslichkeit: Regelmäßige Erinnerungen verhindern, dass du etwas vergisst.
- Besseres Zeitmanagement und Planungssicherheit: Klar definierte, wiederkehrende Aufgaben ermöglichen dir eine bessere Planung. Und hättest du nicht auch gerne mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben, als dich mit Alltagskram zu beschäftigen?
- Einfaches Erstellen von Vorlagen: Du kannst alle Schritte und Informationen, die zu einer Aufgabe gehören, direkt in die Vorlage mit einbauen. Einmal erledigt, kannst du dich jedes Mal freuen, wenn es dann ans Umsetzen geht.
Wann solltest du wiederkehrende Aufgaben nutzen?
- Beispiele für typische wiederkehrende Aufgaben: Tägliche Check-ins, wöchentliche Berichte, monatliche Abrechnungen – siehe oben.
- Szenarien und Anwendungsfälle: Wiederkehrende Aufgaben sind ideal für regelmäßige administrative Aufgaben, Routinearbeiten und wiederkehrende Projekte.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wiederkehrende Aufgaben und Termine in Notion erstellen
Notion bietet dir eine großartige Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben und Termine effizient zu organisieren. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir dir, wie du in wenigen Minuten alles so einrichtest, dass du nichts mehr vergisst – ganz egal, ob tägliche, wöchentliche oder monatliche To-dos.
Vorbereitung
- Öffne die gewünschte Notion-Seite oder -Datenbank.
- Erstelle eine neue Vorlage, indem du oben rechts bei der Datenbank auf den kleinen Pfeil neben dem blauen „Neu“-Feld klickst. Hier findest du alle Funktionen für das Verwalten deiner Vorlagen.
Wöchentlich sich wiederholende Aufgaben in Notion.
Konfiguration der Wiederholung
- Lege die Wiederholungsfrequenz (täglich, wöchentlich, monatlich etc.) und ein Startdatum fest.
- Stelle ggf. Benachrichtigungen ein, indem du innerhalb der Vorlage unter „Zuständigkeit“ bzw. „Person“ die entsprechende(n) Person(en) auswählst oder einfach dich selbst – dann bekommst du jedes Mal eine Benachrichtigung – auch am Handy 😉
Speichern und Überprüfen
- Alle deine Änderungen werden automatisch gesichert. Du musst also nicht manuell auf „Speichern“ klicken. Achte darauf, dass oben der Hinweis „du bearbeitest eine Vorlage in…“ steht, wenn du innerhalb deiner Aufgabe Details eintragen willst.
- Überprüfe die Einstellungen und passe sie nach Bedarf an.
Bestehende Aufgaben in wiederkehrende Aufgaben umwandeln
Es gibt leider noch keine einfache Funktion in Notion, um bereits erstellte Aufgaben in Vorlagen umzuwandeln. Wir empfehlen, eine neue Vorlage zu erstellen und deine Inhalte per Drag & Drop zu markieren, zu kopieren und dann in der Vorlage einzufügen. Das funktioniert allerdings nicht bei den Eigenschaften wie Titel, Typ, Zuständigkeit, etc. Das ganze ist weniger kompliziert, als es sich vielleicht anhören mag – versprochen 🙂
Best Practices für die Verwaltung wiederkehrender Aufgaben in Notion
- Nutze die vollen Möglichkeiten von Notion-Vorlagen effizient, um Zeit zu sparen. Hast du ein wiederkehrendes Projekt z.B. für deine Jahres- oder Monats-Planung? Dann erstelle eine Vorlage und trage alle Fragen, wichtige Links, Unteraufgaben etc. in die Vorlage ein. Besonders praktisch ist das, wenn mehrere Personen an einer Aufgabe oder einem Projekt zusammenarbeiten.
- Integriere Notion mit anderen Tools, um deine Aufgaben und Termine besser zu verwalten.
- Überprüfe und passe deine Vorlagen regelmäßig an, um sie zu aktualisieren und sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant sind.
Beispiel 1: Tägliche Aufgaben
Erstelle einen täglichen Aufgabenplan mit wiederkehrenden Aufgaben wie „E-Mails prüfen“ und „Tagesplanung“. So startest du jeden Tag organisiert und stressfrei!
Beispiel 2: Wöchentliche Aufgaben
Erstelle einen wöchentlichen Aufgabenplan mit Aufgaben wie „Projektstatus-Meeting“ und „Wöchentlicher Bericht“. Damit behältst du den Überblick und vermeidest unnötige Überraschungen.
Beispiel 3: Monatliche Aufgaben
Erstelle einen monatlichen Aufgabenplan mit Aufgaben wie „Monatliche Abrechnung“ und „Monatliches Team-Meeting“. So bist du immer bestens vorbereitet und nichts gerät in Vergessenheit.
Beispiel 4: Podcast-Produktion
Erstelle eine Vorlage, die z.B. alle 2 Wochen automatisch erstellt wird mit Platzhaltern für Titel, Thema, Podcast-Gast, Shownotes, Platz zum Hochladen von Audio-Dateien und vielleicht sogar einem ChatGPT-Prompt zum Kopieren für die Erstellung von Marketing-Material. So wirst du regelmäßig erinnert und kannst stressfrei vorproduzieren.
Vorlagen für deine Aufgaben-Datenbank in Notion.
Ein Wort zu "wiederkehrenden" Terminen in Notion
Es gibt in Notion die Möglichkeit, eine Termin-Datenbank zu erstellen und sogar als Kalender anzeigen zu lassen. Warum sollte ich dort nicht auch meine wiederkehrenden Termine mitsamt Meeting-Notizen eintragen?
Wir raten davon ab. Warum?
Wiederkehrende Termine (und auch Aufgaben) in Notion funktionieren anders als, z.B. im Google-Kalender. Sie werden erst dann erstellt, wenn der jeweilige Termin anfällt. D.h. wenn du jeden Montag um 9 Uhr morgens eine Teambesprechung hast, wird der Eintrag in Notion erst Montag um 9 Uhr erstellt und existiert vorher nicht… das kann zu Verwirrungen führen und ist besonders unpraktisch, wenn man z.B. vorher Agenda-Punkte eintragen will.
Der Notion-Kalender (eigene App) löst dieses Problem leider aktuell noch nicht vollständig.
Fünf Fragen und Antworten zu wiederkehrenden Aufgaben in Notion – kurz und bündig beantwortet!
Wiederkehrende Aufgaben sind automatisch wiederholende To-dos, die regelmäßig in Notion ausgeführt werden.
Sie sparen dir Zeit und sorgen für mehr Planungssicherheit bei Routineaufgaben in deinem Business.
Du kannst in einer Datenbank eine Vorlage erstellen und die Wiederholungsfrequenz individuell festlegen.
Automatisierung, Konsistenz und besseres Zeitmanagement.
Ja, unser Aufgaben & Projekt-Tracker-Template bietet dir eine einfache, projektübergreifende Verwaltung von To-dos.
Unser Fazit: Wiederkehrende Aufgaben bieten zahlreiche Vorteile
Mit wiederkehrenden Aufgaben kannst du in Notion zahlreiche Vorteile, wie Zeitersparnis und bessere Planungssicherheit für dich und dein Business nutzen. Tipp: Nutze unsere Premium-Templates für eine noch effizientere Organisation und Verwaltung deiner Aufgaben. Lade dir unser kostenloses Aufgaben & Projekt-Tracker-Template herunter. Damit behältst du all deine Aufgaben projektübergreifend im Blick, inklusive Kanban-Board und praktischen Filtermöglichkeiten wie Deadlines oder Prioritäten. Alles an einem Ort, ganz ohne Stress!
Unser Kennenlerngeschenk:
Template-Bundle mit 9 Effizienz-Booster Vorlagen
Einfach E-Mail Adresse dalassen und sofort in den Strukturhimmel abheben
Zum Start der Strukturhelden kriegst du mit einem Klick die ersten 9 (!) kostenlosen Notion-Vorlagen.
Darin enthalten:
Aufgaben- & Projekt-Tracker, Content-Planer, CRM-Template, Meeting-Notizen,
Podcast-Template, PARA-Template, Journal-Template & Ausgaben-Tracker.
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4 Superkräfte + 1 Mission = Strukturhelden
Wir sind ein Team aus Notion-Begeisterten, mit der Mission, die Macht der Ineffizienz in Unternehmen zu minimieren. Denn Helden kämpfen nun einmal für eine gute Sache! Bei uns ist diese gute Sache Effizienz & Struktur.
Dafür bauen wir (oder besser gesagt Captain Notion/Aron) Effizienz-Booster Templates und schreiben Blogartikel (das macht bei uns Doctora Strange/Leonie) über die Magie von Notion.
Wenn du mehr über Thorbias/Tobias, Wonder Passionita/Jessica oder die einzelnen Superkräfte der Strukturhelden wissen willst, schau doch mal auf unserer “Über uns” Seite vorbei.
Möge die Struktur stets mit dir sein!
Deine Strukturhelden