Notion ist ein vielseitiges Tool, das gerade für Selbstständige und Unternehmer super hilfreich ist. Es macht die Organisation und Verwaltung deiner Aufgaben zum Kinderspiel – und wer hätte es nicht gerne leichter im eh schon stressigen Arbeitsgewusel?
Für dich zur Information: Warum wir Termine in Klammern aufführen erfährst du ganz am Ende des Blogartikels.
In diesem Blogartikel geben wir dir einen Überblick über folgende Punkte:
Warum wiederkehrende Aufgaben in Notion nutzen?
Wiederkehrende Aufgaben sind in Notion besonders nützlich, weil sie dir Zeit sparen, für Konsistenz sorgen und Routinearbeiten erleichtern. Sie helfen dir, nichts Wichtiges zu vergessen und verbessern dein Zeitmanagement sowie deine Planungssicherheit. Und mal ehrlich, wer mag es nicht, wenn die Dinge einfach reibungslos laufen und man sich nicht ständig einen Kopf machen muss?
- Zeitersparnis durch Automatisierung: Einmal eingerichtet, wiederholen sich die Aufgaben von selbst.
- Konsistenz in der Aufgabenplanung: Regelmäßige Aufgaben werden zuverlässig eingeplant.
- Erleichterung der Routinearbeiten: Du musst Routineaufgaben nicht jedes Mal neu erstellen.
- Vermeidung von Vergesslichkeit: Regelmäßige Erinnerungen verhindern, dass du etwas vergisst.
- Besseres Zeitmanagement und Planungssicherheit: Klar definierte, wiederkehrende Aufgaben ermöglichen dir eine bessere Planung.
- Einfaches Erstellen von Vorlagen: Du kannst alle Schritte und Informationen, die zu einer Aufgabe gehören, direkt in die Vorlage mit einbauen.
Wann solltest du wiederkehrende Aufgaben nutzen?
Beispiele für typische wiederkehrende Aufgaben: Tägliche Check-ins, wöchentliche Berichte, monatliche Abrechnungen – siehe oben.
Szenarien und Anwendungsfälle: Wiederkehrende Aufgaben sind ideal für regelmäßige administrative Aufgaben, Routinearbeiten und wiederkehrende Projekte.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wiederkehrende Aufgaben und Termine in Notion erstellen
Notion bietet dir eine großartige Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben und Termine effizient zu organisieren. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir dir, wie du in wenigen Minuten alles so einrichtest, dass du nichts mehr vergisst.
Vorbereitung
Öffne die gewünschte Notion-Seite oder -Datenbank. Erstelle eine neue Vorlage, indem du oben rechts bei der Datenbank auf den kleinen Pfeil neben dem blauen „Neu“-Feld klickst. Hier findest du alle Funktionen für das Verwalten deiner Vorlagen.
Konfiguration der Wiederholung
Lege die Wiederholungsfrequenz (täglich, wöchentlich, monatlich etc.) und ein Startdatum fest. Stelle ggf. Benachrichtigungen ein, indem du innerhalb der Vorlage unter „Zuständigkeit“ bzw. „Person“ die entsprechende(n) Person(en) auswählst.
Speichern und Überprüfen
Alle deine Änderungen werden automatisch gesichert. Achte darauf, dass oben der Hinweis „du bearbeitest eine Vorlage in…“ steht, wenn du innerhalb deiner Aufgabe Details eintragen willst.
Bestehende Aufgaben in wiederkehrende Aufgaben umwandeln
Es gibt leider noch keine einfache Funktion in Notion, um bereits erstellte Aufgaben in Vorlagen umzuwandeln. Wir empfehlen, eine neue Vorlage zu erstellen und deine Inhalte per Drag & Drop zu markieren, zu kopieren und dann in der Vorlage einzufügen.
Best Practices für die Verwaltung wiederkehrender Aufgaben in Notion
- Nutze die vollen Möglichkeiten von Notion-Vorlagen effizient, um Zeit zu sparen.
- Integriere Notion mit anderen Tools, um deine Aufgaben und Termine besser zu verwalten.
- Überprüfe und passe deine Vorlagen regelmäßig an, um sie zu aktualisieren.
Beispiele für wiederkehrende Aufgaben
Beispiel 1: Tägliche Aufgaben
Erstelle einen täglichen Aufgabenplan mit wiederkehrenden Aufgaben wie „E-Mails prüfen“ und „Tagesplanung“.
Beispiel 2: Wöchentliche Aufgaben
Erstelle einen wöchentlichen Aufgabenplan mit Aufgaben wie „Projektstatus-Meeting“ und „Wöchentlicher Bericht“.
Beispiel 3: Monatliche Aufgaben
Erstelle einen monatlichen Aufgabenplan mit Aufgaben wie „Monatliche Abrechnung“ und „Monatliches Team-Meeting“.
Beispiel 4: Podcast-Produktion
Erstelle eine Vorlage, die z.B. alle 2 Wochen automatisch erstellt wird mit Platzhaltern für Titel, Thema, Podcast-Gast, Shownotes, etc.
Ein Wort zu "wiederkehrenden" Terminen in Notion
Es gibt in Notion die Möglichkeit, eine Termin-Datenbank zu erstellen und sogar als Kalender anzeigen zu lassen. Warum sollte ich dort nicht auch meine wiederkehrenden Termine mitsamt Meeting-Notizen eintragen?
Wir raten davon ab. Warum?
Wiederkehrende Termine (und auch Aufgaben) in Notion funktionieren anders als, z.B. im Google-Kalender. Sie werden erst dann erstellt, wenn der jeweilige Termin anfällt. D.h. wenn du jeden Montag um 9 Uhr morgens eine Teambesprechung hast, wird der Eintrag in Notion erst Montag um 9 Uhr erstellt und existiert vorher nicht… das kann zu Verwirrungen führen und ist besonders unpraktisch, wenn man z.B. vorher Agenda-Punkte eintragen will.
Der Notion-Kalender (eigene App) löst dieses Problem leider aktuell noch nicht vollständig.
Fünf Fragen und Antworten zu wiederkehrenden Aufgaben in Notion
Was sind wiederkehrende Aufgaben in Notion?
Wiederkehrende Aufgaben sind automatisch wiederholende To-dos, die regelmäßig in Notion ausgeführt werden.
Warum sollte ich wiederkehrende Aufgaben in Notion nutzen?
Sie sparen dir Zeit und sorgen für mehr Planungssicherheit bei Routineaufgaben in deinem Business.
Wie erstelle ich eine wiederkehrende Aufgabe in Notion?
Du kannst in einer Datenbank eine Vorlage erstellen und die Wiederholungsfrequenz individuell festlegen.
Was sind die Vorteile wiederkehrender Aufgaben?
Automatisierung, Konsistenz und besseres Zeitmanagement.
Gibt es bei den Strukturhelden ein kostenloses Template für Aufgabenmanagement?
Ja, unser Aufgaben & Projekt-Tracker-Template bietet dir eine einfache, projektübergreifende Verwaltung von To-dos.
Unser Fazit: Wiederkehrende Aufgaben bieten zahlreiche Vorteile
Mit wiederkehrenden Aufgaben kannst du in Notion zahlreiche Vorteile, wie Zeitersparnis und bessere Planungssicherheit für dich und dein Business nutzen. Tipp: Nutze unsere Premium-Templates für eine noch effizientere Organisation und Verwaltung deiner Aufgaben. Lade dir unser kostenloses Aufgaben & Projekt-Tracker-Template herunter. Damit behältst du all deine Aufgaben projektübergreifend im Blick, inklusive Kanban-Board und praktischen Filtermöglichkeiten wie Deadlines oder Prioritäten. Alles an einem Ort, ganz ohne Stress!