In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Notion wissen musst, von den Grundlagen bis zu den fortschrittlichen Anwendungsmöglichkeiten. Denn Notion hat sehr viele verschiedene Einsatzmöglichkeiten, sowohl privat, als auch beruflich. Wir als Strukturhelden konzentrieren uns in diesem Blog auf auf Selbstständige und Unternehmer und beziehen die Funktionen auf Business-Workspaces und nicht auf private Workspaces in Notion.
Eine kurze Definition zu Beginn: Was ist Notion?
Notion ist eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement, Wissensmanagement und Zusammenarbeit. Mit Notion können Sie Notizen und Dokumente mit anderen teilen, Projekte und Aufgaben verwalten, Datenbanken erstellen, Wikis erstellen und vieles mehr. Notion ist sehr anpassungsfähig und kann für eine Vielzahl von Anwendungen verwendet werden, von der persönlichen Organisation bis hin zur Teamzusammenarbeit in Unternehmen. Notion ist sowohl über den Browser als auch über eine mobile App verfügbar und bietet eine nahtlose Synchronisierung zwischen allen Geräten.
Notion ist zusammengefasst eine revolutionäre Plattform, die deine Arbeitsweise grundlegend verändern kann, sowie der Bau von Raketen den Radius der Menschheit revolutioniert hat. Ursprünglich aus den USA stammend, hat Notion dort bereits die Business-Welt umgekrempelt und hat auch in wirklich großen Unternehmen zahllose andere Tools abgelöst. Unternehmen wie Dropbox, IBM, Netflix und Lufthansa setzen auf Notion, um ihre Teams zu organisieren und ihre Projekte voranzutreiben.
Der Mehrwert in einem Satz: Notion bringt Klarheit in dein berufliches oder privates Chaos und ermöglicht es dir durch eine effiziente Struktur mehr Zeit für andere Dinge zu haben.
Notion entdecken: geniale Chancen vs. Komplexität
An Notion ist in der Business-Tool-Landschaft kaum ein Vorbeikommen mehr – insbesondere für Unternehmer und Selbstständige. Was in Amerika schon fest etabliert ist, ist erst seit Ende 2022 auf Deutsch verfügbar. Viele sind super begeistert, noch viel mehr scheuen vor der Komplexität zurück. Berechtigt, denn Notion bietet die Chance, eine Struktur-Rakete zu bauen, die dein Business in andere Dimensionen befördert.
Doch ist Notion jetzt eine Raketenwissenschaft? Jain. Notion ist schon verdammt komplex. Das wollen wir gar nicht unterschlagen. Doch was der entscheidende Unterschied zur NASA ist: Raketenbauteile von Notion sind nicht top secret, sondern werden in Form von Vorlagen (oder auch Templates genannt) für jeden zugänglich!
Du kannst dir also mit Notion genau den Workspace bauen (lassen), der wirklich zu dir passt. Ohne selbst Raketenwissenschaftler zu sein! Genial oder?!
Modularität, Anpassbarkeit & Flexibilität.
Das ist das Fundament, auf dem der Erfolg von Notion begründet ist. Vermutlich sagen das viele andere Tool auch über sich, doch der Erfolg von Notion beweist, dass es doch irgendwie besser ist, als bei anderen Tools. Ja oooookay, das war eine klare Meinungsbildung. Doch hinter der Überzeugung stehen wir als Sturkturhelden 🤓
Wie alles begann, ein kurzer Blick zurück in die Unternehmensgeschichte von Notion
Notion, von Ivan Zhao und Simon Last im Jahr 2013 ins Leben gerufen, begann als ein einfaches Tool zur persönlichen Notizverwaltung. Doch im Laufe der Jahre hat sich dieses Unternehmen zu einem wahren „Schweizer Taschenmesser“ der digitalen Arbeitswelt entwickelt. Ähnlich wie ein bescheidenes Taschenmesser, das einst nur für einfache Aufgaben gedacht war, aber dann zu einem vielseitigen Multifunktionswerkzeug wurde, war es auch bei Notion. Mit einem flexiblen „Alles-in-einem“ Ansatz, der Notizen, Aufgaben, Datenbanken und mehr in einer einzigen Anwendung kombiniert, hat sich Notion zu einem beliebten Werkzeug für Unternehmen und Einzelpersonen entwickelt.
2018 erhielt Notion eine bedeutende Finanzierungsrunde, die das Wachstum beschleunigte. Heute ist Notion eine globale Größe und hat Millionen von Nutzern weltweit angezogen. Es ist ein Werkzeug, das in der modernen Arbeitswelt für viele genauso unverzichtbar geworden ist, wie ein Schweizer Taschenmesser für Outdoor-Enthusiasten.
Warum Notion auch in Deutschland durch die Decke gehen wird
Wir alle lieben es wenn komplexe Dinge einfach erklärt werden. Deswegen hier eine “Sendung mit der Maus Erklärung”:
Stell dir vor, Notion ist wie ein Supertool, das von weit weg in Amerika zu uns gekommen ist. Dort haben große Firmen wie Netflix oder Lufthansa schon entdeckt, dass Notion ihnen hilft, Dinge zu erledigen und Ideen zu organisieren. Jetzt kommt Notion auch zu uns nach Deutschland! Das ist wie wenn ein freundlicher Außerirdischer zu Besuch kommt, um uns dabei zu helfen, unsere Zimmer aufzuräumen und mehr Zeit zu haben wirklich interessante Spiele zu spielen. Er hat einen magischen Koffer dabei, in dem wir alle unsere Sachen ordentlich aufbewahren können – wie unsere Lieblingsspielzeuge, unsere Hausaufgaben und unsere Geheimnisse. Der Außerirdische zeigt uns, wie wir den Koffer benutzen können, um unsere Tage zu planen, unsere Ideen zu notieren und wie wir gemeinsam an Projekten arbeiten können. Mit seiner Hilfe wird alles viel einfacher und macht noch mehr Spaß. Also, Notion ist wie dieser freundliche Außerirdische, der uns hilft, in Deutschland zusammen Dinge zu erledigen und Spaß zu haben.
Wie funktioniert Notion?
Die Funktionsweise von Notion basiert auf einer einfachen Idee: Bausteine. Diese Bausteine sind Module, die du nach Belieben kombinieren kannst. Hierbei handelt es sich um Textblöcke, Aufgabenlisten, Datenbanken und Kalender. Du hast die Freiheit, deine Arbeitsumgebung ganz nach deinen Bedürfnissen zu gestalten, wodurch Notion äußerst anpassbar und vielseitig wird.
Nutzungsarten – Was kann man mit Notion machen?
In Bezug auf die Einsatzmöglichkeiten gibt es kaum Grenzen für Notion. Ob du es als effektives Projektmanagement-Tool, umfassende Wissensdatenbank oder für andere Zwecke verwendest, Notion kann nahezu jeden Aspekt deines Business abdecken. Die Vielseitigkeit von Notion ermöglicht es dir, alles auf deine Anforderungen zuzuschneiden. Hier sind ein paar Beispiele:
- Projekt- & Aufgabenmanagement: Notion ermöglicht das Verknüpfen von Aufgaben mit Projekten und bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten wie Zuständigkeiten, Deadlines und Filteroptionen für eine effektive Organisation von Aufgaben.
- Prozesse & Arbeitsabläufe planen: In Notion können eigene Prozesse geplant werden, mit allen relevanten Daten und Schritten, um den Fortschritt zu verfolgen und regelmäßige Prozesse effizient zu gestalten.
- Content-Planung & Redaktionsplan: Notion fungiert als übersichtliche Wissensdatenbank, in der Informationen und Prozessbeschreibungen strukturiert gesammelt, kategorisiert und verlinkt werden können.
- Wissensdatenbank für dich und deine Mitarbeiter: Notion dient als zentrale Datenbank für die Verwaltung von Content, ermöglicht die Zusammenarbeit in Teams und bietet übersichtliche Ansichten sowie Vorlagen für verschiedene Plattformen.
- Meeting-Notizen: Mit Notion können Meeting-Notizen zentral verwaltet, Vorlagen genutzt und Aufgaben direkt in die Datenbank eingetragen werden. Die Vernetzung von Meetings mit Projekten verbessert die Übersichtlichkeit.
- Kundenverwaltung/CRM: Notion ermöglicht eine grundlegende Kundenverwaltung, indem Kontakte und wichtige Informationen in einer Datenbank gesammelt werden, mit der Option zur Erstellung von Vorlagen für Kommunikation und Meetings.
Nach den allgemeinen Szenarien, die auf sehr viele Unternehmen und Selbstständige zutreffen (können), hier noch ein paar konkretere Anwendungsbeispiele mit spezifischen Projekten:
- Blogartikel planen und schreiben: In einer Blogartikel-Datenbank können alle wichtigen Informationen (wie z.B. Keywords, Suchintention oder Tonalität) zu aktuellen und zukünftigen Artikeln gesammelt werden, sodass alles auf einen Blick für alle Mitwirkenden einsehbar ist.
- Podcast-Prozess: Ein gut organisierter Podcast-Prozess in Notion ermöglicht es, sich wiederholende Aufgaben durch Vorlagen mit minimalem Stress zu produzieren, indem an einem Ort Ideen gesammelt, Aufgaben koordiniert und Informationen innerhalb des Teams zielgerichtet kommuniziert werden.
- Website Launch bzw. Relaunch: Die Planung und Umsetzung einer Website mithilfe von Notion bietet eine effiziente Möglichkeit zur Zielgruppenanalyse, Contentstrategie, technischen Aufgabenplanung und Teamkooperation, wodurch Zeit und Kosten gespart werden und qualitativ hochwertige Ergebnisse schneller erzielt werden können.
Die Flexibilität von Notion: Integrationen und Erweiterbarkeit
Notion bietet nahtlose Integrationen mit einigen der beliebtesten Tools und Apps in der Geschäftswelt. Dazu gehören z.B. Slack, Google Drive, Trello, Zapier und GitHub. Diese Integrationen erweitern die Funktionalität von Notion und ermöglichen es dir, deine Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und wichtige Daten nahtlos zu teilen und zu verwalten. Vor allem musst du nicht mehr zwischen den Anwendungen hin und her wechseln, sondern bleibst in Notion.
Notion entschlüsselt: Alle Pluspunkte und Kritikpunkte im Fokus!
Nun aber mal Tacheles. So begeistert wir Strukturhelden von Notion sind, wir wissen natürlich, dass es auch Nachteile gibt, die Notion für den ein oder anderen Nutzer oder auch Anwendungsfall eben nicht zum idealen Tool machen. Doch fangen wir dennoch erstmal mit den Vorteilen an:
Pro Notion:
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All-in-One-Lösung: Notion vereint mehrere Tools in einem, was die Notwendigkeit reduziert, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln. Das führt zu einem verbesserten Workflow: es spart Zeit, Nerven und vereinfacht den Arbeitsprozess erheblich.
In Notion kann beispielsweise ein Teamprojekt-Board erstellt werden, das die Funktionen von Trello für Aufgabenverwaltung, Slack für die Kommunikation und Asana für Fortschrittsverfolgung integriert. Du hast alles an einem Ort, statt ein Häppchen hier, ein Häppchen da.
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Hochgradig anpassbar: Mit Notion können Selbständige und Unternehmen ihre Arbeitsbereiche und -prozesse individuell gestalten. Das ermöglicht eine effiziente Anpassung an spezifische Bedürfnisse und Vorlieben.
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Zusammenarbeit leicht gemacht: Notion ist nicht nur ein hervorragendes Tool für Einzelpersonen, sondern auch für Teams. Echtzeit-Zusammenarbeit, gemeinsame Bearbeitung und klare Zuweisungen von Aufgaben machen dein Team unglaublich produktiv.
Klingt ja fast wie der Strukturhimmel auf Erden, oder? Hier kommen ein paar Punkte, die du dennoch auch über die Nachteile wissen solltest:
Contra Notion:
- Komplexität & Überforderung: Aufgrund seiner Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit kann Notion für Neulinge überwältigend wirken. Einige Benutzer können Schwierigkeiten haben, sich einzuarbeiten oder das volle Potenzial des Tools auszuschöpfen.
- App-Probleme: Notion läuft zwar auf allen gängigen Betriebssystemen – auch auf iPhone und Android – dennoch merkt man recht schnell, dass Notion für den großen Bildschirm gemacht ist: Die App ist manchmal sehr unübersichtlich oder langsam und manche Funktionen funktionieren nicht verlässlich. (Unsere Erfahrung über die Jahre hat gezeigt, dass Notion hier definitiv dran arbeitet und regelmäßig Updates kommen.)
- Fehlende direkte Integrationen: Obwohl Notion eine API für Entwickler hat, fehlen ihm im Vergleich zu einigen anderen Tools direkte Integrationen zu gängigen Business-Anwendungen. Dies könnte die Automatisierung und Einbindung in bestehende Workflows erschweren.
Nun hast du einen Überblick über die Sonnen- und Schattenseiten von Notion. Wenn für dich die Vorteile überwiegen und du Lust hast loszulegen, kommt jetzt eine Kurzeinführung mit der Beschreibung der wichtigsten Grundfunktionen.
Jetzt mit Notion loslegen: Basics & Grundfunktionen
Die Einrichtung von Notion ist echt unkompliziert. Du startest, indem du ein Konto erstellst und dich bei Notion anmeldest. Die Benutzeroberfläche von Notion insgesamt ziemlich intuitiv und recht schnell verstanden. Nun zu den Grundfunktionen im Überblick.
Die fünf wichtigsten Grundfunktionen von Notion sind:
- Erstellen von Seiten und Inhalten: Notion ermöglicht es Benutzern, Seiten zu erstellen und verschiedene Arten von Inhalten hinzuzufügen, wie Text, Bilder, Aufgabenlisten, Tabellen und mehr. Diese Inhalte können in Blöcken organisiert und flexibel angeordnet werden.
- Datenbanken erstellen: Mit Notion können Benutzer eigene Datenbanken erstellen, die wie Tabellen funktionieren. Diese Datenbanken können verwendet werden, um Informationen zu organisieren und zu verwalten, sei es für Aufgabenlisten, Kundenkontakte, Projekte oder andere Zwecke.
- Vorlagen nutzen: Notion bietet eine Vielzahl von Vorlagen/Templates, die als Ausgangspunkt für verschiedene Projekte dienen. Diese Vorlagen können angepasst werden, um den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden, was die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt.
- Zusammenarbeit und Teilen: Notion ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit. Benutzer können Seiten und Datenbanken mit Teammitgliedern teilen und gemeinsam daran arbeiten. Dies erleichtert die Teamarbeit und den Informationsaustausch erheblich.
- Integrationen und Automatisierungen: Notion kann in andere Tools und Apps integriert werden, um Daten und Arbeitsabläufe zu synchronisieren. Dazu gehören auch die großen Player wie Slack, Trello, Asana und auch Google Docs. Außerdem können Benutzer Automatisierungen einrichten, um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und Benachrichtigungen zu erhalten.
Fünf Schlüsselfragen zu Notion zum Schluss – kurz und knackig beantwortet!
Um den Artikel rund abzuschließen, kannst du hier die wichtigsten Antworten rund um die Frage “Was ist Notion” ganz kurz zusammengefasst nachlesen.
Notion ist eine All-in-One-Plattform, die Notizen, Aufgaben, Datenbanken und Projekte miteinander kombiniert. Es ermöglicht Selbständigen und Unternehmen, ihre Abläufe zu organisieren, zu optimieren und effizient zu arbeiten, alles an einem zentralen Ort.
Notion bietet eine All-in-One-Plattform, die sowohl Projektmanagement als auch Notizen, Dokumentation und Datenbanken kombiniert. Das spart Zeit und erleichtert die Organisation – besonders wichtig für Unternehmer, die Effizienz und Übersichtlichkeit schätzen.
Notion hat unterschiedliche Preismodelle. Während es eine kostenlose Variante gibt, bietet die Business-Version erweiterte Funktionen und Integrationsmöglichkeiten für Unternehmen. Die genauen Kosten variieren je nach Plan und Teamgröße.
Notion steht Nutzern auf verschiedenen Geräten zur Verfügung. Du kannst Notion als App auf deinem Mac oder Windows-PC, deinem I-Phone oder Android-Gerät und auch über deinen Webbrowser nutzen. Kurz: du kannst von verschiedenen Geräten aus zuzugreifen – sei es auf deinem Desktop, Tablet oder Smartphone. Das gibt dir die volle Freiheit, deine Arbeitsumgebung so zu gestalten, wie es für dich am besten funktioniert, und das unabhängig von deinem Standort.
Notion legt großen Wert auf Datensicherheit. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen. Zudem gibt es regelmäßige Backups und verschiedene Berechtigungsebenen, um den Zugriff auf Informationen zu steuern. Die Server in Deutschland sind DSGVO-konform und bieten somit eine zusätzliche Schutzschicht für deine Informationen.
Unser Fazit: Nutze die Möglichkeiten von Notion für dein Business
Möglicherweise bist du jetzt – genau wie wir Strukturhelden – vom Notion Feuer angesteckt worden und willst das Tool erkunden und loslegen dir deine Struktur-Rakete zu bauen. Es ist aus unserer Sicht wirklich ein Must-Have Tool, weil es so ein krasser Effizienz-Booster sein kann. Beim Austesten und Kennenlernen der Möglichkeiten von Notion können unsere Templates ein guter Start sein. Wenn du dich für den Newsletter anmeldest, bekommst du einige unserer Templates kostenlos und kannst mit ein paar Klicks gleich loslegen.
Stay effective. Try Notion.
Deine Strukturhelden.
4 Superkräfte + 1 Mission = Strukturhelden
Wir sind ein Team aus Notion-Begeisterten, mit der Mission, die Macht der Ineffizienz in Unternehmen zu minimieren. Denn Helden kämpfen nun einmal für eine gute Sache! Bei uns ist diese gute Sache Effizienz & Struktur.
Dafür bauen wir (oder besser gesagt Captain Notion/Aron) Effizienz-Booster Templates und schreiben Blogartikel (das macht bei uns Doctora Strange/Leonie) über die Magie von Notion.
Wenn du mehr über Thorbias/Tobias, Wonder Passionita/Jessica oder die einzelnen Superkräfte der Strukturhelden wissen willst, schau doch mal auf unserer “Über uns” Seite vorbei.
Möge die Struktur stets mit dir sein!
Deine Strukturhelden
Unser Kennenlerngeschenk:
Template-Bundle mit 8 Effizienz-Booster Vorlagen
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