Buchhaltung selber machen: Wie es funktioniert und was Notion damit zu tun hat

Buchhaltung selber machen … kann das klappen?

Wenn du nur beim Gedanken an deine Buchhaltung entweder innerlich schreiend wegläufst oder den Angstschweiß im Nacken spürst, kommen dir folgende Aussagen vielleicht bekannt vor:

• “Wo verdammt ist der Beleg für XY?”
• “Kann ich diese Ausgabe jetzt absetzen oder nicht?”
• “Sh*t, ich muss noch die Umsatzsteuervoranmeldung machen!”
• “Ich versteh einfach nicht, was das Finanzamt von mir genau haben will…”
• “Was zur Hölle ist der Unterschied zwischen SKR 03 und SKR 04 ?????”

Wenn du dich darin wiederfindest, lohnt es sich weiterzulesen! Denn wir zeigen dir in diesem Blogartikel, wie Buchhaltung mit den richtigen Tipps und dank Notion mega easy sein kann! Denn mit der richtigen Organisation rund um das tatsächliche Belege sortieren, purzeln die Felsbrocken der Erleichterung nur so von deinen Schultern.

Was bedeutet “Buchhaltung selber machen”?

„Buchhaltung selber machen“ bedeutet, als Selbstständiger oder Kleinunternehmer die Verantwortung für die Erfassung und Verwaltung aller finanziellen Transaktionen deines Unternehmens zu übernehmen. Dazu gehört die ordnungsgemäße Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, die Vorbereitung der Steuererklärung und die Einhaltung gesetzlicher Fristen und Vorschriften.

Es gibt Selbstständige, die ihre Buchhaltung 100% selber machen. Andere übernehmen die eigenständig Vorbereitung für den Steuerberater/Buchhalter und/oder lassen sich dabei von Programmen wie Lexoffice unterstützen. Egal, welche Variante auf dich zutrifft, die Infos aus diesem Blogartikel treffen auf alle zu, die sie wenigstens anteilig machen.

Im Grunde ist “Buchhaltung selber machen” wie Kochen. Menschen haben da ganz unterschiedliche Präferenzen. Es gibt Menschen, die wagen sich selbst in die Küche und es gibt die, die lieber Essen gehen und mit der Zubereitung nichts zu tun haben wollen. Kostet dann natürlich mehr.

Doch Achtung: Wer den Steuerberater kategorisch ausschließt, um zu sparen, vergisst einen wichtigen Punkt. Ein guter Steuerberater kann sehr hilfreich sein und sogar Geld sparen. Mandy rät ihren Kunden dazu, wenigstens eine Beratung beim Steuerberater zu buchen.

Wer sich selbst in die Küche wagt, um eine Buchhaltung zu kredenzen, die dem Finanzamt auch wirklich schmeckt, hat es einfach einfacher, wenn Rezepte Orientierung geben. Logisch, denn mit einem roten Faden kocht es sich entspannter. Genau diesen roten Faden möchten wir dir mit unserem Workspace bieten.

Angst vor der Buchhaltung - Mit dem Notion Workspace nicht mehr.

Unser Lösungsansatz: Der Buchhaltungs-Workspace für Selbstständige.

Dieser Notion-Workspace für deine Buchhaltung bringt an einem Ort das Fachwissen von Buchhaltungs-Expertin Mandy Rohm in Form von Checklisten und Tipps, mit smarten Notion-Funktionen zusammen. Damit du weißt, wo alles ist, keine Deadline mehr verschwitzt oder in der Flut deiner Belege untergehst. Und die Angst vor deiner Buchhaltung einpacken kann!

Buchhaltung selber machen kann wunderbar funktionieren, wenn du weißt, wie es geht. Und es macht sogar Spaß, wenn’s einfach läuft, du alles im Griff hast und du dadurch dem Finanzamt weniger Geld hinterherwirfst 🤓

Buchhaltung DIY: Herausforderungen und Chancen

Im Austausch mit Mandy haben wir die üblichen Pro’s und Con’s zusammengetragen. Da Mandy jeden Tag mit Selbstständigen arbeitet, die ihre Buchhaltung selbst vorbereiten und mit ihrer fachlichen Unterstützung final umsetzen, weiß sie genau, wie der Hase läuft. Hier ist ein Überblick aus der Erfahrung von über 25 Jahren Buchhaltung:

Herausforderungen:

• Komplexität: Viele Selbstständige haben Schwierigkeiten genau zu verstehen, wann was wie und wann auch wie nicht gebucht werden darf.
• Fristen und gesetzliche Anforderungen: Selbstständige stehen oft vor der Herausforderung, alle relevanten Fristen einzuhalten. Unkenntnis kann zu Strafen führen.
• Belegmanagement: Die korrekte Erfassung und Aufbewahrung von Belegen ist eine weitere Herausforderung.
• Fehler und Ungenauigkeiten: Fehler bei der Buchhaltung können schwerwiegende Folgen haben.
• Zeit- und Arbeitsaufwand: Die Buchhaltung kann sehr zeitaufwändig sein, besonders ohne Struktur.

Chancen:

• Kosteneinsparungen: Du kannst Geld sparen, das sonst für externe Dienstleister ausgegeben werden müsste.
• Effizienzsteigerung durch digitale Tools: Die Nutzung digitaler Buchhaltungstools kann den Prozess vereinfachen.
• Lerneffekt und Know-how-Aufbau: Du baust wertvolles Wissen auf, das für die Führung deines Unternehmens von Nutzen ist.
• Besseres Verständnis der eigenen Finanzen: Du bekommst ein tieferes Verständnis für die finanzielle Lage deines Unternehmens.
• Es könnte auch Spaß machen: Wenn du entdeckst, dass Buchhaltung gar nicht so schlimm ist.

Erfolgsfaktoren für die Buchhaltung in Eigenregie

Um die Buchhaltung in Eigenregie erfolgreich zu bewältigen, benötigst du mehr als nur Entschlossenheit. Mandy’s Einschätzung der wesentlichen Erfolgsfaktoren haben wir anhand der anfangs schon angeschnittenen Koch-Metapher verbildlicht:

1. Effektive Organisation und Dokumentenmanagement: Das Ordnen deiner Belege ist wie das Schnippeln der Zutaten.
2. Einsatz von Checklisten und Vorlagen: Sie dienen als Rezepte, die dir Schritt für Schritt zeigen, wie es geht.
3. Verwendung passender Buchhaltungstools: Stell dir vor du legst dir einen Thermomix zu (z.B. Lexoffice). Auf einmal geht das viel leichter.
4. Regelmäßige Überprüfung der Fristen: Wenn du Fristen vergisst, ist das wie Essen anbrennen lassen.

Pain points adé: Wie Notion deine Buchhaltung revolutionieren kann

Notion kann dir ganz praktisch dabei helfen, genau diese Erfolgsfaktoren mit den notwendigen Strukturen und Prozessen zu versehen.

Stell dir vor, deine Buchhaltung steht an und du fühlst dich endlich nicht mehr total gestresst und überfordert. Du öffnest entspannt deinen digitalen Buchhaltungs-Workspace und weißt genau, wo du draufklicken musst, um ans Ziel zu kommen.

Mit einem Klick öffnest du die Übersicht ‚Wo kommen meine Rechnungen her?‘ und findest alle Quellen, ordentlich sortiert nach Frequenz. Als nächstes wirfst du einen Blick auf die Vorlagen für wöchentliche Buha-Aufgaben und die USt.-Voranmeldung. Du navigierst durch den Workspace und bemerkst, wie einfach alles ist.

Du lehnst dich entspannt zurück, weil du weißt, dass du alles im Griff hast und dich ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Funktionalität trifft Expertise: Dein Buchhaltungs-Workspace

Vergiss die Tage des Chaos und hol dir die beste Unterstützung. Auf folgende Features kannst du dich freuen:

• Buha-Aufgabenliste: Behalte den Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Fristen.
• Buha-Meeting-Datenbank: Speichere Protokolle und Notizen aus Gesprächen mit Steuerberatern.
• Übersicht ‚Wo kommen meine Rechnungen her?‘: Sammle alle Quellen und Links für Rechnungen an einem Ort.
• Übersicht ‚Wie buche ich xy richtig?‘: Erhalte einen Leitfaden für die korrekte Verbuchung.
• Vorlagen für wöchentliche Buha-Aufgaben & USt.-Voranmeldung: Plane und erledige deine Aufgaben systematisch.
• Automatische Wiederholung und Erinnerung: Verpasse nie wieder wichtige Termine.

Und falls du Lexoffice nutzt, noch ein besonderes Leckerli: Hinterlegte Lexoffice-Links. Mit einem Klick landest du z.B. bei den Zuordnungsvorschlägen oder der Belegerfassung.

Zehn Schlüsselfragen um eine Buchhaltung selbst zu machen

Warum sollte ich meine Buchhaltung selber machen?

Weil es dir ermöglicht, die Kontrolle über deine Finanzen zu behalten und Zeit sowie Geld zu sparen, die du sonst für einen Buchhalter ausgeben würdest. Du erhältst außerdem eine bessere Einsicht in deine finanzielle Situation.

Ist es schwierig, die Buchhaltung selbst zu machen?

Es kann anfangs einschüchternd wirken, aber mit den richtigen Tools und etwas Übung ist es durchaus machbar. Software und Vorlagen helfen, den Prozess zu vereinfachen.

Wie kann mir ein Notion Template bei der Buchhaltung helfen?

Ein Notion Template bietet eine strukturierte Plattform, um deine Finanzen zu verwalten. Es erleichtert die Organisation und spart Zeit, indem es vorgefertigte Vorlagen und Funktionen bietet.

Welche Vorbereitungen muss ich für die Buchhaltung treffen?

Stelle sicher, dass du über alle erforderlichen Unterlagen verfügst und dich mit der Buchhaltungssoftware vertraut machst. Plane regelmäßige Zeitblöcke ein und minimiere Ablenkungen.

Was sind die häufigsten Fehler der Buchhaltung?

Zu den häufigsten Fehlern gehören unvollständige oder ungenaue Aufzeichnungen und fehlende Dokumentation. Vermeide diese durch gründliche Einarbeitung und regelmäßige Überprüfungen.

Wie kannst du deine Buchhaltung effizienter gestalten und Zeit sparen?

Automatisiere wiederkehrende Aufgaben und erstelle Vorlagen für häufige Buchungsvorgänge. Plane regelmäßige Zeitblöcke für die Buchhaltung ein.

Wie behältst du den Überblick über deine Ausgaben und Einnahmen?

Strukturiere deine Finanzdaten klar und nutze Berichte und Analysen, um Trends zu erkennen. Verwende Kategorien und Unterkategorien.

Wie organisierst du deine Belege und Dokumente für die Buchhaltung?

Digitalisiere deine Belege und speichere sie in einem gut strukturierten Ordnersystem. Verwende bei Bedarf Tags oder Schlagwörter, um Belege leichter zu finden.

Welche steuerlichen Aspekte musst du bei der Buchhaltung beachten?

Halte dich über aktuelle Steuergesetze auf dem Laufenden und nutze Steuersoftware. Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um potenzielle Steuerfallen zu vermeiden.

Wie kannst du dich motivieren deine Buchhaltung zu erledigen?

Setze dir klare Ziele und Belohnungen. Erstelle einen Arbeitsplan und integriere die Buchhaltung in deine wöchentliche Routine.

Unser Fazit: Selbst Buchhaltung machen darf Spaß machen!

Wenn du bis hierhin gelesen hast, dann bist du sicherlich auf der Suche nach Möglichkeiten, deine Buchhaltung effizienter und stressfreier zu gestalten. Wir haben dir gezeigt, wie Notion in Kombination mit unserem Buchhaltungs-Workspace eine revolutionäre Lösung bietet.

Ab dem 2.5. kannst du den Buchhaltungs-Workspace hier auf unserer Website kaufen und deine Buchhaltung aufs nächste Level heben. Halte also am 2.5. deine Augen auf und folge den Links in unserem Launch-Newsletter.

Tauche ein in die Welt von Notion und starte deine Reise zu einer stressfreien Buchhaltung!

Stay effective. Try Notion.
Deine Strukturhelden.