Was ist Notion? Alles, was du als Selbständiger und Unternehmer wissen musst, kompakt erklärt!

In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Notion wissen musst, von den Grundlagen bis zu den fortschrittlichen Anwendungsmöglichkeiten. Denn Notion hat sehr viele verschiedene Einsatzmöglichkeiten, sowohl privat, als auch beruflich. Wir als Strukturhelden konzentrieren uns in diesem Blog auf auf Selbstständige und Unternehmer und beziehen die Funktionen auf Business-Workspaces und nicht auf private Workspaces in Notion.

Eine kurze Definition zu Beginn: Was ist Notion?

Notion ist eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement, Wissensmanagement und Zusammenarbeit. Mit Notion können Sie Notizen und Dokumente mit anderen teilen, Projekte und Aufgaben verwalten, Datenbanken erstellen, Wikis erstellen und vieles mehr. Notion ist sehr anpassungsfähig und kann für eine Vielzahl von Anwendungen verwendet werden, von der persönlichen Organisation bis hin zur Teamzusammenarbeit in Unternehmen. Notion ist sowohl über den Browser als auch über eine mobile App verfügbar und bietet eine nahtlose Synchronisierung zwischen allen Geräten.

Notion ist zusammengefasst eine revolutionäre Plattform, die deine Arbeitsweise grundlegend verändern kann, sowie der Bau von Raketen den Radius der Menschheit revolutioniert hat. Ursprünglich aus den USA stammend, hat Notion dort bereits die Business-Welt umgekrempelt und hat auch in wirklich großen Unternehmen zahllose andere Tools abgelöst. Unternehmen wie Dropbox, IBM, Netflix und Lufthansa setzen auf Notion, um ihre Teams zu organisieren und ihre Projekte voranzutreiben.

Der Mehrwert in einem Satz: Notion bringt Klarheit in dein berufliches oder privates Chaos und ermöglicht es dir durch eine effiziente Struktur mehr Zeit für andere Dinge zu haben.

Notion entdecken: geniale Chancen vs. Komplexität

An Notion ist in der Business-Tool-Landschaft kaum ein Vorbeikommen mehr – insbesondere für Unternehmer und Selbstständige. Was in Amerika schon fest etabliert ist, ist erst seit Ende 2022 auf Deutsch verfügbar. Viele sind super begeistert, noch viel mehr scheuen vor der Komplexität zurück. Berechtigt, denn Notion bietet die Chance, eine Struktur-Rakete zu bauen, die dein Business in andere Dimensionen befördert.

Doch ist Notion jetzt eine Raketenwissenschaft? Jain. Notion ist schon verdammt komplex. Das wollen wir gar nicht unterschlagen. Doch was der entscheidende Unterschied zur NASA ist: Raketenbauteile von Notion sind nicht top secret, sondern werden in Form von Vorlagen (oder auch Templates genannt) für jeden zugänglich!

Du kannst dir also mit Notion genau den Workspace bauen (lassen), der wirklich zu dir passt. Ohne selbst Raketenwissenschaftler zu sein! Genial oder?!

Modularität, Anpassbarkeit & Flexibilität. Das ist das Fundament, auf dem der Erfolg von Notion begründet ist.

Wie alles begann, ein kurzer Blick zurück in die Unternehmensgeschichte von Notion

Notion, von Ivan Zhao und Simon Last im Jahr 2013 ins Leben gerufen, begann als ein einfaches Tool zur persönlichen Notizverwaltung. Doch im Laufe der Jahre hat sich dieses Unternehmen zu einem wahren „Schweizer Taschenmesser“ der digitalen Arbeitswelt entwickelt. Ähnlich wie ein bescheidenes Taschenmesser, das einst nur für einfache Aufgaben gedacht war, aber dann zu einem vielseitigen Multifunktionswerkzeug wurde, war es auch bei Notion.

2018 erhielt Notion eine bedeutende Finanzierungsrunde, die das Wachstum beschleunigte. Heute ist Notion eine globale Größe und hat Millionen von Nutzern weltweit angezogen.

Warum Notion auch in Deutschland durch die Decke gehen wird

Wir alle lieben es wenn komplexe Dinge einfach erklärt werden. Deswegen hier eine “Sendung mit der Maus Erklärung”:

Stell dir vor, Notion ist wie ein Supertool, das von weit weg in Amerika zu uns gekommen ist. Dort haben große Firmen wie Netflix oder Lufthansa schon entdeckt, dass Notion ihnen hilft, Dinge zu erledigen und Ideen zu organisieren. Jetzt kommt Notion auch zu uns nach Deutschland!

Das ist wie wenn ein freundlicher Außerirdischer zu Besuch kommt, um uns dabei zu helfen, unsere Zimmer aufzuräumen und mehr Zeit zu haben wirklich interessante Spiele zu spielen. Er hat einen magischen Koffer dabei, in dem wir alle unsere Sachen ordentlich aufbewahren können. Der Außerirdische zeigt uns, wie wir den Koffer benutzen können, um unsere Tage zu planen, unsere Ideen zu notieren und wie wir gemeinsam an Projekten arbeiten können.

Wie funktioniert Notion?

Die Funktionsweise von Notion basiert auf einer einfachen Idee: Bausteine. Diese Bausteine sind Module, die du nach Belieben kombinieren kannst. Hierbei handelt es sich um Textblöcke, Aufgabenlisten, Datenbanken und Kalender. Du hast die Freiheit, deine Arbeitsumgebung ganz nach deinen Bedürfnissen zu gestalten, wodurch Notion äußerst anpassbar und vielseitig wird.

Nutzungsarten – Was kann man mit Notion machen?

In Bezug auf die Einsatzmöglichkeiten gibt es kaum Grenzen für Notion. Ob du es als effektives Projektmanagement-Tool, umfassende Wissensdatenbank oder für andere Zwecke verwendest, Notion kann nahezu jeden Aspekt deines Business abdecken. Hier sind ein paar Beispiele:

• Projekt- & Aufgabenmanagement: Notion ermöglicht das Verknüpfen von Aufgaben mit Projekten und bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten.
• Prozesse & Arbeitsabläufe planen: In Notion können eigene Prozesse geplant werden, mit allen relevanten Daten und Schritten.
• Content-Planung & Redaktionsplan: Notion fungiert als übersichtliche Wissensdatenbank, in der Informationen strukturiert gesammelt werden.
• Wissensdatenbank für dich und deine Mitarbeiter: Notion dient als zentrale Datenbank für die Verwaltung von Content.
• Meeting-Notizen: Mit Notion können Meeting-Notizen zentral verwaltet und Aufgaben direkt in die Datenbank eingetragen werden.
• Kundenverwaltung/CRM: Notion ermöglicht eine grundlegende Kundenverwaltung, indem Kontakte in einer Datenbank gesammelt werden.

Konkretere Anwendungsbeispiele:

• Blogartikel planen und schreiben: Alle wichtigen Informationen (Keywords, Suchintention) an einem Ort.
• Podcast-Prozess: Ein gut organisierter Podcast-Prozess mit Vorlagen für minimale Stressproduktion.
• Website Launch: Die Planung und Umsetzung einer Website mithilfe von Notion.

Die Flexibilität von Notion: Integrationen und Erweiterbarkeit

Notion bietet nahtlose Integrationen mit einigen der beliebtesten Tools und Apps in der Geschäftswelt. Dazu gehören z.B. Slack, Google Drive, Trello, Zapier und GitHub. Diese Integrationen erweitern die Funktionalität von Notion und ermöglichen es dir, deine Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Notion entschlüsselt: Alle Pluspunkte und Kritikpunkte im Fokus!

Nun aber mal Tacheles. So begeistert wir Strukturhelden von Notion sind, wir wissen natürlich, dass es auch Nachteile gibt.

Pro Notion:

• All-in-One-Lösung: Notion vereint mehrere Tools in einem, was die Notwendigkeit reduziert, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln.
• Hochgradig anpassbar: Mit Notion können Selbständige und Unternehmen ihre Arbeitsbereiche individuell gestalten.
• Zusammenarbeit leicht gemacht: Echtzeit-Zusammenarbeit, gemeinsame Bearbeitung und klare Zuweisungen.

Contra Notion:

• Komplexität & Überforderung: Aufgrund seiner Vielseitigkeit kann Notion für Neulinge überwältigend wirken.
• App-Probleme: Die mobile App ist manchmal unübersichtlich oder langsam im Vergleich zur Desktop-Version.
• Fehlende direkte Integrationen: Es fehlen teilweise noch direkte native Integrationen zu bestimmten Business-Anwendungen (oft über Zapier lösbar).

Jetzt mit Notion loslegen: Basics & Grundfunktionen

Die fünf wichtigsten Grundfunktionen von Notion sind:

1. Erstellen von Seiten und Inhalten
2. Datenbanken erstellen
3. Vorlagen nutzen
4. Zusammenarbeit und Teilen
5. Integrationen und Automatisierungen

Fünf Schlüsselfragen zu Notion zum Schluss

Hier sind Antworten – kurz und knackig beantwortet!

Was ist Notion?

Notion ist eine All-in-One-Plattform, die Notizen, Aufgaben, Datenbanken und Projekte miteinander kombiniert. Es ermöglicht Selbständigen und Unternehmen, ihre Abläufe zu organisieren, zu optimieren und effizient zu arbeiten.

Warum ist Notion für Selbständige und Unternehmer besonders nützlich?

Notion bietet eine All-in-One-Plattform, die sowohl Projektmanagement als auch Notizen, Dokumentation und Datenbanken kombiniert. Das spart Zeit und erleichtert die Organisation.

Welche Kosten kommen auf mich zu?

Notion hat unterschiedliche Preismodelle. Es gibt eine kostenlose Variante, sowie Business-Versionen mit erweiterten Funktionen. Die Kosten variieren je nach Plan und Teamgröße.

Auf welchen Geräten ist Notion verfügbar?

Mac, Windows, iOS, Android und im Webbrowser. Das gibt dir die volle Freiheit, deine Arbeitsumgebung so zu gestalten, wie es für dich am besten funktioniert.

Wie sicher sind meine Daten in Notion?

Notion legt großen Wert auf Datensicherheit. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Server in Deutschland sind DSGVO-konform und bieten somit eine zusätzliche Schutzschicht.

Unser Fazit: Nutze die Möglichkeiten von Notion für dein Business

Möglicherweise bist du jetzt – genau wie wir Strukturhelden – vom Notion Feuer angesteckt worden. Es ist aus unserer Sicht ein Must-Have Tool.

➝ Ja, ich will die Templates entdecken!